Si dice che la chiave del successo di un’azienda consista nel creare connessioni con i suoi clienti, per incuriosirli, attrarli e fidelizzarli. In questo senso di sicuro la promozione condita di un ottimo storytelling aiuta, ma cosa coinvolge davvero il tuo target più di partecipare ad un evento?
Che siano, in presenza, online o in modalità ibrida, gli eventi sono da decenni uno degli strumenti di marketing più efficaci per le aziende di qualsiasi settore. Allo stesso tempo però richiedono pianificazione, tempo e denaro rispetto alle normali campagne di marketing.
Noi di JEMORE lo sappiamo bene, proprio durante la nostra ultima campagna di recruitment abbiamo organizzato due eventi, uno online e uno in presenza. In questo articolo vi riveleremo tutti i retroscena dell’organizzazione di un evento proprio dall’esperienza diretta dei nostri soci.
Vantaggi
Magari ti starai chiedendo “Ma è davvero così efficace? Vale la pena investire in un evento?”
Nel caso degli eventi organizzati da JEMORE, un vantaggio è stato sicuramente quello mostrarsi all’interno della propria università come portatrice di iniziative interessanti rivolte agli studenti.
Oltre a questo, Martina Bernardini, Project Manager dell’evento Marketing Factor, in collaborazione con il franchising locale Peschereccio, dice: “Ogni occasione è utile per arrivare a possibili nuovi partner, proprio come in questo caso siamo stati contatti da RedBull, e per arrivare a nuovi studenti magari interessati ad unirsi all’associazione. Per gli associati stessi di JEMORE gli eventi in presenza possono rappresentare un’ottima occasione di team building e di formazione.”
- Lead e Guadagni
Secondo il report pubblicato da EMI & Mosaic nel 2016, il 70% degli utenti diventa un cliente abituale dopo un evento di marketing esperienziale. Questo perché un evento genera intrinsecamente nuovi affari e opportunità di guadagno, immediate o meno, tramite l’acquisizione di contatti spesso in target e interessati al tuo prodotto o settore.
- Brand Awareness
Un evento permette di dare un volto e identità fisica ad un marchio, che diventa così affermato tra i consumatori, non a caso l’84% dei partecipanti all’evento afferma di avere un’opinione più positiva sull’azienda, sul marchio, sul prodotto o sul servizio promosso dopo l’evento.
- Coinvolgimento e partecipazione
Ora più che mai, i consumatori vogliono essere ingaggiati su un lato più umano, e gli eventi sono un’ottima occasione per creare interazioni di questo tipo.
Uno studio Bizzabo del 2020 ha rilevato che il 93% dei marketer ritiene che gli eventi di persona offrano ai partecipanti una preziosa opportunità per creare connessioni in un mondo sempre più digitale.
- Stimola l’informazione e lo scambio di idee nel settore
Oltre alla promozione del marchio e del prodotto, gli eventi hanno sempre una componente formativa. È proprio quella che attrae nuovi consumatori a sentire cosa hai da dire.
Organizzazione e gestione
Va bene, ma da dove si comincia?
Dal punto di vista dell’organizzazione e della gestione di un evento oggi le soluzioni sono tantissime, partendo da quelle tradizionali a quelle più moderne, che il settore ha implementato proprio recentemente per rimanere al passo con la trasformazione digitale. Da questo punto di vista, la pandemia è stato un incredibile acceleratore. Pensateci: a quanti eventi interamente online abbiamo avuto modo di partecipare in questi due anni? Si tratta di una possibilità che sicuramente non scomparirà con lo scadere delle norme sanitarie. Non a caso, in un precedente articolo abbiamo parlato di Letzfair: una start up emiliana che si occupa di sviluppare soluzioni per portare innovazione nel settore dell’organizzazione di eventi e congressi.
Le parole chiave sono sicuramente: pianificazione e precisione.
“Avere un piano d’azione in cui si sappia esattamente entro che data portare a termine determinate task è fondamentale per completare tutto entro i tempi.” dice Martina Bernardini.
In questo senso, creare un diagramma di Gantt o affidarsi a un planner dove individuare tutte le attività e scadenze è cruciale per il successo dell’evento. Anche Giada Salvatore, che durante il nostro recruitment si è occupata come PM dell’organizzazione di un evento online, conferma le parole di Martina. “Anche se l’evento è online non significa che la sua organizzazione possa essere più sbrigativa di quella di un evento in presenza, al contrario il compito potrebbe essere ancora più arduo, in quanto è molto complesso coinvolgere gli ascoltatori senza interazione” dice. Un modo per organizzare al meglio l’evento è quella di impiegare “un team eterogeneo”, aggiunge, per mettere in gioco competenze e idee diverse.
Coinvolgere il pubblico è sicuramente una delle sfide da affrontare. In questo senso, risulta cruciale selezionare speaker competenti e pianificare interventi interessanti:
“Per il successo di un evento è fondamentale trovare ospiti che sappiano parlare al pubblico di riferimento. Questo non significa che i partecipanti debbano per forza già conoscere ed ammirare gli ospiti, anche una ventata di novità è sempre gradita! Quello che conta realmente è avere comunicazione di successo e coinvolgimento!” Spiega Martina Bernardini.
Se da un lato un evento online può complicare il coinvolgimento del pubblico, dall’altro sicuramente offre diversi vantaggi per quanto riguarda l’organizzazione. “A partire dalla riduzione dei costi – spiega Giada Salvatore -: i software per l’organizzazione di uno streaming sono più economici di eventuali location in cui organizzare un evento in presenza e non vi sono limiti nel numero di persone che possono essere ospitate. Si può poi raggiungere una platea di partecipanti più ampia, abbattendo le barriere dettate dalla lontananza fisica”. Certo, bisogna però assicurarsi che gli strumenti a disposizione funzionino al meglio: bisogna scegliere con cura la piattaforma, per garantire il massimo livello di interattività possibile, e soprattutto avere a disposizione per tutti i partecipanti e per gli speaker una connessione di rete adeguatamente potente.
Le cose si complicano nel caso di un evento in presenza, in cui sarà cruciale anche la scelta della location.
Secondo Martina, “avere una stima del numero di persone che parteciperanno all’evento può sicuramente aiutare per evitare errori come un’aula non abbastanza capiente, o dall’altro lato, un’aula esageratamente grande che rimarrebbe troppo vuota. Per avere questa consapevolezza è necessario portare avanti una pubblicizzazione dell’evento strutturata. L’obiettivo in termini di numero di partecipanti fa sicuramente variare la pubblicizzazione necessaria e le relative tempistiche. Ovviamente, una grande flessibilità va mantenuta.
Si passa poi alla preparazione dell’aula. Soprattutto con le normative Covid, ma comunque sempre consigliato, è avere qualche addetto all’ingresso per accogliere e guidare gli ospiti. Importante è anche avere precedentemente svolto un controllo sulle strumentazioni necessarie e sul loro funzionamento: microfoni, proiettori, luci ecc.
Rispetto ad evento virtuale, poi, c’è tutta la parte di organizzazione più burocratica come i contatti per poter aver accesso all’aula. Ma anche l’organizzazione con gli ospiti varia. Ovviamente risulta molto più semplice per un ospite trovare qualche ora della sua giornata per potersi collegare, ovunque lui sia, ad un evento virtuale. Al contrario, avere ospiti in presenza presuppone un’importante programmazione: dovranno essere avvertiti con largo anticipo e la data dovrà rimanere invariata. Non di meno, anche i costi varieranno tra rimborsi spese per il viaggio e la retribuzione richiesta dall’ospite.”
Che si tratti di un evento in presenza o di un webinar, una cosa è certa: bisogna avere sempre presente il nostro target di riferimento. Non esiste una ricetta perfetta valida per tutte le situazioni. “Considerare il punto di vista dello spettatore è importante anche per definire le tempistiche dell’evento: a prescindere dal format che si intende adottare, guardare un evento da casa non è come parteciparvi di persona, per cui essere brevi, coincisi è diretti può rendere più piacevole l’evento stesso” conclude Giada Salvatore.
Promozione
Oltre alla pianificazione, una certa dose di creatività può essere utile per riuscire ad arrivare alle persone e portarle all’evento! Oltre a questo, entrano in gioco competenze grafiche e di copywriting per creare volantini, post e storie sui social, ma anche email marketing.
Anche in questo caso, il tipo di evento che vogliamo organizzare e il nostro pubblico di riferimento saranno le guide fondamentali per organizzare una promozione efficace. L’evento si svolge in presenza? Allora la nostra promozione dovrà concentrarsi sulle persone che risiedono nella nostra area o che possono raggiungerla facilmente. Il nostro pubblico ha dimestichezza con la tecnologia? Quali sono i canali di informazione che impiega? Rivolgersi alla Generazione Z ci porterà a sfruttare i social, un target di professionisti potrebbe invece apprezzare anche una comunicazione più istituzionale.
Vediamo insieme alcuni dei canali che abbiamo a disposizione, con qualche tip da impiegare.
- Social
Social, lo sappiamo, è una parola generica: vuol dire tutto e niente. Sicuramente, la comunicazione digitale coinvolge però diverse fasce della popolazione. Via libera quindi a grafiche su Instagram e storie per diffondere la voce! Non disdegniamo però anche piattaforme che sono fuori dalla nostra “comfort zone”, come ad esempio Facebook o LinkedIn, ottima per i temi aziendali.
- Newsletter ed email marketing
Un ottimo modo per rimanere in contatto con il tuo pubblico. L’email marketing si rivolge a un target individuato e ci dà modo di ampliare concetti che, per motivi di spazio, non riusciamo ad approfondire all’interno dei nostri post social. Attenzione! Questo non significa che dobbiamo dilungarci inutilmente: l’email marketing deve essere comunque creativo e accattivante.
- Volantini e locandine
Non di solo web vive l’uomo! Specialmente se l’evento si terrà dal vivo, possiamo sfruttare i tradizionali canali di comunicazione. Locandine e volantini sono un’ottima sfida comunicativa. Bisogna creare una grafica efficace, che faccia “cadere l’occhio” del nostro pubblico proprio lì e non altrove. Il testo poi deve essere completo e chiaro. Possiamo sfruttare le 5W del giornalismo: dove si terrà l’evento, quando, con chi e perché dovresti seguirlo. La locandina perfetta dovrebbe rispondere a queste domande.
- Passaparola
Ebbene sì, il caro vecchio passaparola è ancora un ottimo metodo di promozione. Non si tratta solo di chiacchiere tra amici, ma anche di passaparola organizzato ad esempio attraverso comunicati stampa o coinvolgimento di enti e associazioni che condividono i nostri interessi.
Conclusioni
L’evento è finito. E ora?
La fase del post evento viene spesso data per scontata ma è tanto importante quanto le altre. Per rendere l’evento davvero memorabile, è fondamentale che il flusso della comunicazione non si interrompa. Come? Rimani in contatto con il pubblico, ringraziando e condividendo materiale di supporto. Racconta poi l’evento sui tuoi canali per emozionare, sfruttando testimonianze o rendendolo un caso studio.
Ma soprattutto… impara dagli errori! Non dimenticare di chiedere dei feedback ai partecipanti, per esempio, tramite un questionario. Se il primo evento che hai organizzato non è perfetto, non gettare la spugna e continua a lavorarci, magari affidandoti a professionisti del settore dell’event management.