6 tool per ottimizzare le tue giornate

Tra lezioni, esami, tirocinio e progetti con i clienti è necessario sapersi organizzare, ma allo stesso tempo lasciare un margine di flessibilità per dar spazio agli imprevisti, che possono essere all’ordine del giorno. 

Per pianificare le attività della giornata ognuno ha il suo metodo. C’è chi si scrive appunti sull’agenda, chi tappezza la scrivania di post-it, chi si affida al caffè e alla sua memoria. Ma queste tecniche sono davvero sostenibili ed efficaci? A lungo termine si può finire sopraffatti e frustrati nel cercare di mantenere tutto in un ordine fragile. 
Per non parlare di quando si lavora in team! Trovare un metodo per favorire la collaborazione e la condivisione di idee è alla base del successo del lavoro. 
 
Se vuoi aumentare la tua produttività o gestire il tuo tempo in modo più saggio, può essere utile affidarsi ad alcuni strumenti organizzativi digitali, che ti permetteranno di destreggiarti tra le attività quotidiane senza stress.  
Abbiamo raccolto le opinioni dei nostri soci e in questo articolo ti proponiamo le soluzioni migliori che utilizziamo per gestire le nostre giornate! 

Tra gli strumenti più comuni c’è sicuramente il calendario digitale.  Che sia Google Calendar o il Calendario di Outlook, questi strumenti sono sempre molto intuitivi e consentono di creare eventi in un calendario che si sincronizza automaticamente su tutti i tuoi dispositivi, in modo da capire qual è il tuo programma in tempo reale. Utilissima per gli eventi, certo, ma come gestire tutto il resto del lavoro?
 
Una tecnica molto utile e comune è quella del timeboxing: dividere il lavoro in blocchi di attività impostando dei limiti di tempo. Usa lo storico delle tue attività nel Time tracker per ottenere una stima della durata di un’attività e impostarla nel calendario.  
Infine, tramite i promemoria sullo smartphone non ti perderai nulla anche se hai la memoria di un pesce rosso. 
Puoi anche differenziare le attività per colore per avere una visione d’insieme più ampia e completa! Una buona norma è anche lasciare un margine di tempo tra un’attività e l’altra per controllare le mail e i messaggi e assicurarsi non ci siano cambiamenti o nuove priorità a cui dedicarsi. 

Liste di cose da fare 

 

Potrà capitarti di essere interrotto durante le tue attività per ricevere nuovi compiti e magari il tuo istinto sarà quello di appuntarlo su un post-it che si disperderà nel marasma di documenti sulla scrivania.  

Raccogliere tutte le attività in un’unica lista ti aiuta a creare un elenco di cose da fare ogni giorno e definire delle priorità: porta i compiti importanti e urgenti in cima alla tua lista, mentre cerca di delegare o eliminare quelli rinviabili e non importanti. 

C’è davvero l’imbarazzo della scelta: app come Any.do o Google task ti permettono di pianificare in maniera intelligente le tue giornate. Se opterai per Microsoft To do invece, potrai anche ordinare le attività, associarle a delle email importanti e eventualmente assegnarle ai tuoi collaboratori per il lavoro in team.

 

Appunti

 

Come per il punto precedente, prendere appunti e segnare informazioni utili è praticamente all’ordine del giorno. Le app digitali possono essere una buona alternativa alle agende e ai quaderni cartacei per risparmiare tempo nella ricerca delle attività e spazio nella tua area di lavoro.  

Google Keep, One Note e altre app ti aiutano a creare una varietà di formati di note come testi, elenchi con o senza casella di controllo, memo vocali o immagini. Altri feature permettono di impostare dei promemoria, condividere le note con i tuoi contatti o convertirli in un formato più professionale in file di documenti. 

 

Planner 

 

Per gli organizzatissimi e i super collaborativi ci sono anche strumenti più avanzati come i planner. 

Qui troverai progetti, attività, scadenze, note e persino documenti di collaborazione, tutte in un unico posto: la soluzione ideale per ottimizzare i flussi di lavoro, specie se si lavora in team.  Se hai una memoria visiva, app come Microsoft Planner o Trello fanno al caso tuo: l’interfaccia ti aiuta a visualizzare le attività e i progressi in modo visivo tramite delle schede interattive. Oltre a questo, consente inoltre l’integrazione con Box, Google Drive e Dropbox.  Se invece preferisci optare per la produttività pura, ti consigliamo Notion: una piattaforma all-in-one per la pianificazione giornaliera. Estremamente personalizzabile e flessibile con tantissime funzionalità: può essere un archivio di scrittura, un software di gestione delle attività, un calendario di allenamento, un database e molto altro ancora.  

 

App anti-distrazioni 

 

Una volta creato un programma bisogna rispettarlo. Occorre disciplina, certo, ma se ti arriva una notifica sul cellulare non la apri?  

Serve qualcosa che ti aiuti a mettere giù il telefono o ad evitare di aprire altre app che possano distrarti.

Grazie a Forest potrai risolvere questo problema. L’idea è semplice: apri l’app e pianti un albero, poi metti giù il telefono.

Se prendi il telefono e passi a un’altra app, il tuo albero muore. Se sarai abbastanza concentrato, col tempo, avrai un’intera foresta di alberi: prendila come una sorta di ricompensa per il tempo che hai deciso di non passare sui social! Forest è disponibile sotto forma di app e un’estensione Chrome tramite la quale bloccare i siti che ti distraggono.